Dématérialisation

De quoi s’agit-il ?

Cette téléprocédure consiste pour votre collectivité à transmettre par voie électronique à la préfecture ou sous-préfecture les actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire (délibérations, arrêtés réglementaires et individuels, contrats et conventions ainsi que les documents budgétaires et financiers) et à recevoir en quelques minutes l’acquittement permettant de rendre la décision exécutoire immédiatement.

De quoi a-t-on besoin ?

La mise en œuvre de la dématérialisation de vos envois d’actes au contrôle de légalité suppose la signature d’une convention avec la préfecture (ou sous-préfecture), l’accès à un tiers de télétransmission homologué et l’usage d’un certificat électronique d’authentification respectant la norme RGS** par agent amené à effectuer cette téléprocédure.

Dans le cas de transmissions d’actes budgétaires, il vous faudra, outre vous assurer que ce type d’actes fait partie du périmètre de votre convention sans quoi un avenant sera nécessaire, utiliser TotEM. Cette application, développée par le MIOCT et accessible gratuitement, a pour unique fonction de consolider, au sein d’un même fichier au format XML, les données budgétaires contenues dans les progiciels de gestion financière.

Comment ça marche ?

L’agent en charge de l’envoi des actes se connecte via une authentification forte (certificat RGS**) sur un tiers de télétransmission homologué, renseigne les caractéristiques de son acte (nature, nom, référence interne, nomenclature externe), joint son acte au format PDF et les éventuelles pièces complémentaires puis enfin valide la transmission aux services de l’Etat. Quelques minutes après, l’agent constate la bonne réception sur les serveurs du contrôle de légalité via un bordereau d’acquittement qui rend l’acte exécutoire dans l’instant.

Quelles fonctionnalités pour quels bénéfices ?

• Simplicité d’utilisation : élaboration d’une transmission en quelques clics / annulation de l’envoi possible en cas d’erreur / optimisation des opérations de suivi, tri et recherche des transmissions ;
• Réduction des temps et des coûts : accélération des temps d’acheminement des actes / automatisation des tâches répétitives via la transmission par lots / diminution des coûts d’impression et d’affranchissement ;
• Sécurité des échanges : authentification de l’agent émetteur via un certificat électronique conforme à la règlementation en vigueur / traçabilité, horodatage et confidentialité des transmissions / stockage des transactions en attendant la mise en œuvre d’un service d’archivage légal.

Que propose le Cdg59 ?

Le Cdg59 met à disposition de toutes les collectivités territoriales et établissements publics locaux du département du Nord le tiers de télétransmission S2LOW de l’opérateur ADULLACT couplé à la plateforme de centralisation des flux PASTELL et y active le module ACTES.

Le Cdg59 réalise le paramétrage de la collectivité sur la plateforme de télétransmission, forme les agents concernés à l’utilisation de l’outil puis, une fois le projet effectif, assiste les utilisateurs au besoin dans la réalisation de leurs tâches et maintient le module ACTES de la plateforme opérationnel.

Combien ça coûte ?

La plateforme de télétransmission et l’accompagnement des utilisateurs sont pris en charge par le Cdg59. La collectivité doit quant à elle s’acquitter de l’achat de certificats RGS** (1 certificat par utilisateur) auprès du prestataire de certification électronique de son choix.

Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

• Signer une convention avec la préfecture (prendre contact avec la préfecture ou la sous-préfecture afin d’obtenir la dernière version du document) en y indiquant les éléments de la fiche Références TdT ;
  
  
• Acquérir des certificats électroniques d’authentification RGS** (1 certificat par utilisateur) ;
  
  
• Retourner au Cdg59 une copie de la convention ACTES (ou de l’avenant de transfert de dispositif), la liste des utilisateurs ainsi que leur adresse de messagerie et la clé publique de leur certificat électronique ;
  
  
• Suivre une session de formation destinée à appréhender l’usage des certificats électroniques, à prendre en main l’interface de la plateforme, à acquérir le vocabulaire et les caractéristiques de la transmission d’actes, à effectuer des opérations d’envoi, annulation, réception, suivi, tri, recherche.
  Les sessions de formation ACTES durent approximativement 2h30 et sont réalisées selon les cas dans les locaux du Cdg59 ou sur site. Elles sont généralement mutualisées et regroupent ainsi une dizaine d’agents issus de plusieurs collectivités.

 TOTEM

REFERENCES TDT (260ko)

 CONTACTS PREFECTURE (240ko)

FICHE PASTELL (650ko)

De quoi s’agit-il ?

Cette téléprocédure consiste pour votre collectivité à transmettre par voie électronique à la trésorerie les pièces comptables (mandats de dépenses, titres de recettes et bordereaux récapitulatifs) et de transporter dans un flux vos pièces justificatives nativement numériques ou préalablement numérisées (factures, pièces d’exécution des marchés, paie, …) selon un protocole appelé PES V2. Depuis le 1er janvier 2015 tous les flux comptables doivent respecter ce protocole.

De quoi a-t-on besoin ?

La mise en œuvre de la dématérialisation de vos envois de titres, mandats, bordereaux et pièces justificatives suppose la signature d’une convention de raccordement à HELIOS (nom de l'application informatique de la DGFiP dédiée au secteur local), l’accès à un tiers de télétransmission homologué ou au portail de la DGFiP et, dans le cas de la mise en place de la signature électronique des bordereaux, l’usage d’un outil de signature et d’un certificat électronique par signataire.

La signature des flux comptables peut se réaliser au moyen de 3 dispositifs différents en terme de fonctionnalités et de coût :

• XeMeLios : outil gratuit, à installer sur les postes de travail, mis en place par la DGFiP et dédié à HELIOS, utilisable avec un certificat délivré par la DGFiP mais à usage dédié ;
• Applet de signature de PASTELL : outil gratuit, accessible depuis PASTELL, ne permettant ni d’alerter le signataire de l’attente de signature d’un document ni de consulter ses informations ;
• Parapheur électronique : outil payant, accessible par le web, requérant obligatoirement un certificat de type RGS**, utilisable pour signer tout type de document et pas seulement des bordereaux comptables.
  
  

Comment ça marche ?

L’agent en charge de l’envoi des titres et mandats se connecte sur un tiers de télétransmission homologué ou sur le portail de la DGFiP, nomme sa transaction, insère son fichier XML, valide la transmission vers la trésorerie et reçoit dans l’heure un accusé de réception. En amont ou pendant cette démarche selon l’architecture mise en place, le maire/président/élu en charge des finances peut, si la collectivité a opté pour, signer électroniquement les bordereaux.

Quelles fonctionnalités pour quels bénéfices ?

• Simplicité d’utilisation : élaboration d’une transmission en quelques clics / réception automatique d’un accusé de réception attestant de la conformité ou non des données / optimisation des opérations de suivi, tri et recherche des transmissions / possibilité de signer de manière électronique les bordereaux ;
• Réduction des temps et des coûts : accélération des temps d’acheminement des actes / automatisation des tâches répétitives via la transmission par lots / diminution des coûts d’impression et d’affranchissement ;
• Sécurité des échanges : traçabilité, horodatage et confidentialité des transmissions / stockage des transactions en attendant la mise en œuvre d’un service d’archivage légal.

Que propose le Cdg59 ?

Le Cdg59 met à disposition de toutes les collectivités territoriales et établissements publics locaux du département du Nord le tiers de télétransmission S2LOW de l’opérateur ADULLACT couplé à la plateforme de centralisation des flux PASTELL et y active le module HELIOS.

En amont, la plateforme PASTELL peut être interfacée avec le logiciel de gestion financière de certains éditeurs (ex. COSOLUCE, JVS, CIRIL, ...) et ainsi permettre une automatisation des dépôts de flux.

Le Cdg59 réalise le paramétrage de la collectivité sur la plateforme de télétransmission, forme les agents concernés à l’utilisation de l’outil puis, une fois le projet effectif, assiste les utilisateurs au besoin dans la réalisation de leurs tâches et maintient le module HELIOS de la plateforme opérationnel.

Combien ça coûte ?

La plateforme de télétransmission et l’accompagnement des utilisateurs sont pris en charge par le Cdg59. Dans le cas de la mise en œuvre de la signature des bordereaux par PASTELL ou le parapheur électronique, la collectivité doit s’acquitter de l’achat de certificats RGS** (1 certificat par signataire) auprès du prestataire de certification électronique de son choix.

Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

• Signer une convention avec la trésorerie (prendre contact avec la trésorerie afin d’obtenir la dernière version du document) ;
  
  
• Retourner au Cdg59 les informations suivantes : le SIRET et le code DGFiP de la collectivité (ex. MHPCE21) puis la liste des utilisateurs ainsi que leur adresse de messagerie ;
  
  
• Dans le cas de la mise en place de la signature électronique, il vous faudra choisir un outil de signature et acquérir des certificats électroniques de signature (1 certificat par signataire de flux comptables : maire, président, élu aux finances, …) ;
  
  
• Suivre une session de formation destinée à prendre en main l’interface de la plateforme, à acquérir le vocabulaire et les caractéristiques de la transmission de flux financiers, à effectuer des opérations d’envoi, réception, suivi, tri, recherche.
  Les sessions de formation HELIOS sont soit couplées avec les formations ACTES, soit réalisées directement par téléphone et écran interposés parce qu’elles ne durent pas plus de 30 minutes.

PORTAIL DGFIP

 TIERS HOMOLOGUES

FICHE PASTELL (650ko)

De quoi s’agit-il ?

La signature électronique est à un document numérique ce que la signature manuscrite est à un document papier. Ainsi, tout comme une signature manuscrite, une signature électronique a pour seul objectif de démontrer à un tiers que le document a été approuvé par une personne identifiée (propriété d’identification) ; mais en plus, elle permet de garantir que le document n’a pas été modifié entre l’instant où il a été signé et le moment où il est consulté (propriété d’intégrité).

La directive européenne n°1999/93/CE du 13 décembre 1999 consacre la reconnaissance légale de la signature électronique. Cette directive a été transposée en droit français et c’est la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 qui confère à la signature électronique la même valeur que la signature manuscrite. Cette loi a depuis été complétée par plusieurs décrets qui en précisent les conditions d’application.

De quoi a-t-on besoin ?

La démarche de signature électronique d’un document suppose, outre un document nativement numérique, un outil de signature (installé sur le poste de travail ou accessible en ligne) et un certificat électronique (fichier logiciel ou dispositif matériel + code PIN).

En effet, quand la signature manuscrite requiert une feuille, une plume, de l’encre et un geste personnel du signataire, la signature électronique requiert de la même façon, et ce respectivement, un fichier, un outil de signature, un certificat électronique et un code PIN confidentiel.

Comment ça marche ?

Pour signer un document, il faut de manière générale visualiser le document à signer, insérer le certificat dans son ordinateur et/ou le sélectionner à écran, cliquer sur un bouton « signer », saisir le code PIN correspondant et valider l’action de signature.

Quelles fonctionnalités pour quels bénéfices ?

• Economie de papier : possibilité de signer un document sans l’imprimer ;
• Economie d’affranchissement : possibilité d’envoyer un document signé par messagerie électronique ;
• Réduction des déplacements :possibilité de signer un document sans se rencontrer ;
• Simplification et suppression de l’archivage papier : obligation de conserver le document au format numérique ;
• Intégrité du document : certitude que le document n’a pas été altéré depuis qu’il a été signé.
  
  

Une signature électronique est-elle visible sur un document ?

La signature électronique se différencie de la signature écrite par le fait qu’elle n’est pas visuelle mais correspond à une suite de caractères. Concrètement, l’opération de signature s’applique à un document et produit une information unique appelée communément signature électronique. Celle-ci est non seulement liée au document mais également à la personne qui a réalisé l’action de signature.

Attention, une signature manuscrite numérisée n’est en aucun cas une signature électronique et n’a en conséquence aucune valeur juridique, il s’agit juste d’une copie. De même, un document signé électroniquement puis imprimé perd immédiatement sa valeur probatoire.

Quels types de fichiers peut-on signer électroniquement ?

On peut signer tout type de fichiers (.DOC, .XLS, .JPG, .PDF, .XML, ...). Cependant, la bonne pratique pour les fichiers bureautiques consiste à utiliser le format .PDF très largement répandu et offrant une bonne stabilité de document.

Que propose le Cdg59 ?

(à venir)

De quoi s’agit-il ?

Ce dispositif consiste à faire circuler virtuellement, selon des étapes décisionnelles de validation et/ou de signature électronique préalablement définies, tout document produit par la collectivité (courriers, conventions, congés, documents budgétaires, factures, notes internes, …). Consulter, annoter, valider et signer des documents depuis les locaux de la collectivité ou à l’extérieur et ce à 8h comme à 20h constituent les principaux avantages d’un parapheur électronique.

Comment ça marche ?

Tout d’abord, il convient de créer un dossier (fichier avec ou sans pièce(s) jointe(s)) soit par import manuel soit par import automatisé en sortie d’un logiciel, puis de lui définir un nom et de lui associer un circuit de validation à choisir nécessairement parmi une liste prédéfinie et paramétrée. Le dossier ainsi constitué est envoyé dans le circuit décisionnel et le 1er intervenant est alerté par notification. L’agent ou l’élu peut alors, selon le rôle qui lui est assigné dans le circuit, valider ou signer le dossier, mais également l’annoter et/ou le refuser, ce qui stoppe ainsi définitivement le parcours du dossier, sans quoi celui-ci continue son parcours et attend son traitement par les décisionnaires suivants successifs.

Quelles fonctionnalités pour quels bénéfices ?

• Fluidité d’utilisation : accessible via un navigateur web, réception de notifications ;
• Traçabilité des dossiers : suivi en temps réel avec horodatage des validations/refus/signatures ;
• Rapidité d’exécution : opérations sans contrainte de temps ou de lieu ;
• Souplesse d’organisation : gestion des délégations permanentes ou temporaires ;
• Transversalité fonctionnelle : gestion de divers formats de fichiers et de signatures ;
• Confidentialité des échanges : annotations publiques ou privées ;
• Sécurité juridique : valeur probatoire des documents signés.

Cependant, la rigidité inhérente au paramétrage de l’outil peut constituer une limite à son efficacité tout comme son déploiement sans refonte de processus. En effet, l’informatisation de circuits inefficients ne permet pas d’atteindre l’efficacité escomptée.

Que propose le Cdg59 ?

Les collectivités ont la possibilité d’acquérir et de mettre en œuvre au sein de leur structure le parapheur électronique i-Parapheur de Libriciel SCOP (cf. fiche).

En parallèle, le Cdg59 se propose d’accompagner ces collectivités dans les phases de réflexion, paramétrage, formation puis assistance technique et fonctionnelle dans le cadre de la « Convention relative à la mise à disposition d’un agent du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord pour une mission relative au système d’information ».

Combien ça coûte ?

Le coût de mise en place, d’hébergement et de maintenance de l’outil est fonction de la taille de la collectivité (nombre d’habitants ou d’agents) et de son intégration ou non dans le système d’information de la collectivité (mode internalisé ou mode hébergé).

Le coût de l’accompagnement du Cdg59, optionnel mais conseillé, est lui aussi fonction de la taille de la collectivité.

Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

• N’hésitez pas à participer à un atelier de présentation de l’outil i-Parapheur afin d’en percevoir toutes les fonctionnalités, prérequis et particularités. L’atelier vous permettra de valider les usages du parapheur pour votre collectivité et de faciliter les choix techniques et fonctionnels inhérents à la mise en place de l’outil.
  
  
• Demandez-nous un devis pour la mise en place de l’outil i-Parapheur (Cre@tic centralise les demandes de devis auprès du prestataire) et signalez-nous votre souhait ou non d’être accompagné par le service Cre@tic (cf. formulaire en ligne). Ensuite, émettez un bon de commande pour le prestataire et, si souhaité, signez la convention d’accompagnement du Cdg59 (décision de l’assemblée délibérante nécessaire) ainsi que la proposition financière du Cdg59 qui confère ainsi à Cre@tic la coordination du projet en 5 étapes : Formation – Recueil du paramétrage – Administration – Recette – Assistance.
  
  

Formation
1 session « Utilisation d’i-Parapheur » : une demi-journée – max 12 agents
1 session « Administration d’i-Parapheur » : une demi-journée – max 3 agents
Les 2 sessions de formation ont lieu le même jour, au choix dans les locaux de la collectivité ou dans ceux de Cre@tic. Il s’agit de formations non mutualisées entre plusieurs collectivités et réalisées avec le matériel informatique de Cre@tic (ordinateurs portables, vidéoprojecteur, …).

Recueil du paramétrage
Informée des différents éléments de paramétrage à définir (utilisateurs, groupes, bureaux, circuits, …), la collectivité est alors à même de compléter un tableau de recueil d’informations élaboré et fourni par Cre@tic.

Administration
Cre@tic demande l’ouverture du service auprès du prestataire et réalise consciencieusement le paramétrage de la plateforme selon les éléments fournis par la collectivité après, si besoin, modifications concertées.

Recette
Cre@tic livre la plateforme à la collectivité sous 10 jours ouvrés et encourage cette dernière à effectuer des tests de bon fonctionnement.

Assistance
La collectivité dispose du support de formation et des manuels d’utilisation et d’administration fournis par le prestataire. Cre@tic reste à son écoute et à sa disposition pour toute question, résolution de dysfonctionnements fonctionnels/techniques ou modification de paramétrage, et ce principalement via le formulaire en ligne d’assistance, le téléphone étant réservé aux urgences.

Remarque : Cre@tic s’engage à minimiser le délai d’administration de l’outil et s’attend à ce que la collectivité adopte, autant que faire se peut, la même stratégie pour la phase de recueil du paramétrage afin d’optimiser les bénéfices de la formation.

FICHE I-PARAPHEUR (1Mo)

De quoi s’agit-il ?

Ce dispositif consiste à fournir aux élus un outil itinérant de gestion des séances permettant de récupérer les convocations et projets de délibérations, de réaliser des annotations privées ou partagées avec les autres membres du conseil et donc ainsi de leur permettre de travailler en amont des séances délibérantes sur tablettes tactiles.

Comment ça marche ?

Une gestion facile pour le préparateur (agent) qui, après connexion au portail depuis son ordinateur, établit en quelques clics l’ordre du jour d’un conseil en sélectionnant les thématiques, saisissant les noms des projets et joignant les documents de travail ; puis qui procède à l’envoi des convocations via des listes de diffusion préétablies mais modifiables. L’interface permet ensuite de visualiser à tout instant le statut de chaque convocation.

Un usage simple pour le destinataire (élu) qui, après avoir reçu une notification par mail, peut consulter depuis sa tablette, et ce sans aucune contrainte temporelle, les documents préparatoires du conseil ou mieux encore les télécharger afin de pouvoir les consulter à loisir sans contrainte de connexion internet. Les documents peuvent faire l’objet de notes, personnelles ou à partager, afin de faciliter le travail d’analyse et de discussion lors des réunions.

Quelles fonctionnalités pour quels bénéfices ?

• Simplicité d’utilisation : consultation des ordres du jour et documents sans contrainte de temps ni de lieu ; possibilité d’annotations ;
• Réduction des temps et des coûts : automatisation des tâches avec gestion des listes de diffusion et génération automatique des ordres du jour, accélération des temps d’acheminement des convocations, diminution des coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement ;
• Sécurité des échanges : confidentialité, traçabilité et horodatage des envois et réceptions des convocations ce qui permet d’éviter toute contestation.
  
  

Le conseil municipal peut-il être convoqué par courrier électronique ?

L’envoi électronique d’une convocation est autorisé par l’article L.2121-10 du code général des collectivités territoriales qui stipule que « Toute convocation est faite par le maire. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est adressée par écrit, au domicile des conseillers municipaux ou, s'ils en font la demande, envoyée à une autre adresse ou transmise de manière dématérialisée ».

Dans les faits, il est cependant nécessaire de faire voter cette possibilité par le conseil et de modifier le règlement intérieur en conséquence, cette disposition sera ainsi possible mais non obligatoire. L’accord des conseillers souhaitant recevoir par messagerie électronique leurs convocations sera obtenu en même temps que leur adresse électronique. Que la convocation soit papier ou électronique, la loi n’impose pas l’utilisation d’un accusé de réception. Cependant, cela permet au maire de se prémunir contre d’éventuelles contestations.

Que propose le Cdg59 ?

Les collectivités ont la possibilité d’acquérir et de mettre en œuvre au sein de leur structure l’outil de dématérialisation des convocations i-delibRE de Libriciel SCOP (cf. fiche) accessible par navigateur internet ou par application (disponible sur Apple Store, Google Store ou Windows Store).

En parallèle, le Cdg59 se propose d’accompagner ces collectivités dans les phases de réflexion, paramétrage, formation puis assistance technique et fonctionnelle dans le cadre de la « Convention relative à la mise à disposition d’un agent du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord pour une mission relative au système d’information ».

Combien ça coûte ?

Le coût de mise en place, d’hébergement et de maintenance de l’outil est fonction de la taille de la collectivité (nombre d’habitants ou d’agents) et de son intégration ou non dans le système d’information de la collectivité (mode internalisé ou mode hébergé).

Le coût de l’accompagnement du Cdg59, optionnel mais conseillé, est lui aussi fonction de la taille de la collectivité.

Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

• N’hésitez pas à participer à un atelier de présentation de l’outil i-delibRE afin d’en percevoir toutes les fonctionnalités, prérequis et particularités. L’atelier vous permettra de valider les usages de l’application pour votre collectivité et de faciliter les choix techniques et fonctionnels inhérents à la mise en place de l’outil.
  
  
• Demandez-nous un devis pour la mise en place de l’outil i-delibRE (Cre@tic centralise les demandes de devis auprès du prestataire) et signalez-nous votre souhait ou non d’être accompagné par le service Cre@tic (cf. formulaire en ligne). Ensuite, émettez un bon de commande pour le prestataire et, si souhaité, signez la convention d’accompagnement du Cdg59 (décision de l’assemblée délibérante nécessaire) ainsi que la proposition financière du Cdg59 qui confère ainsi à Cre@tic la coordination du projet en 5 étapes : Formation – Recueil du paramétrage – Administration – Recette – Assistance.
  
  

Formation
1 session « Utilisation d’ i-delibRE» : 2h00 – max 12 agents
1 session « Administration d’ i-delibRE » : 1h00 – max 3 agents
Les 2 sessions de formation ont lieu la même demi-journée, au choix dans les locaux de la collectivité ou dans ceux de Cre@tic. Il s’agit de formations non mutualisées entre plusieurs collectivités et réalisées avec le matériel informatique de Cre@tic (ordinateurs portables, vidéoprojecteur, …).

Recueil du paramétrage
Informée des différents éléments de paramétrage à définir (utilisateurs, élus, types de séances, thèmes, email de convocation, …), la collectivité est alors à même de compléter un tableau de recueil d’informations élaboré et fourni par Cre@tic.

Administration
Cre@tic demande l’ouverture du service auprès du prestataire et réalise consciencieusement le paramétrage de la plateforme selon les éléments fournis par la collectivité après, si besoin, modifications concertées.

Recette
Cre@tic livre la plateforme à la collectivité sous 10 jours ouvrés et encourage cette dernière à effectuer des tests de bon fonctionnement.

Assistance
La collectivité dispose du support de formation et des manuels d’utilisation et d’administration fournis par le prestataire. Cre@tic reste à son écoute et à sa disposition pour toute question, résolution de dysfonctionnements fonctionnels/techniques ou modification de paramétrage, et ce principalement via le formulaire en ligne d’assistance, le téléphone étant réservé aux urgences.

Remarque : Cre@tic s’engage à minimiser le délai d’administration de l’outil et s’attend à ce que la collectivité adopte, autant que faire se peut, la même stratégie pour la phase de recueil du paramétrage afin d’optimiser les bénéfices de la formation.

  FICHE IDELIBRE (880ko)

ATTENTION: L'outil Webdelib est en cours de refonte par son éditeur. Nous ne sommes pas en mesure d'en proposer de nouveaux déploiements dans l'immédiat.

De quoi s’agit-il ?

Ce dispositif consiste à gérer de manière automatisée les actes de diverses assemblées délibérantes en permettant tout d’abord de construire des projets de délibération, puis d'instruire ces projets dans un circuit de validation pour ensuite les inscrire à l'ordre du jour d'une séance délibérante avant d’en établir le procès verbal de décision.

Comment ça marche ?

Tout d’abord, il convient de créer un projet et de lui attribuer un certain nombre de paramètres prédéfinis qui décideront de la vie du projet (intervenants et circuits de validation). Une fois le projet validé par l’ensemble des acteurs, celui-ci est ajouté à l’ordre du jour d’une réunion de conseil par le service de gestion des assemblées.

Son couplage avec i-delibRE permet de rendre disponible sur tablette pour les élus en amont et pendant la séance les documents générés par l’outil (délibérations et annexes, ordres du jour, …).

Son couplage avec i-Parapheur permet d’envoyer automatiquement en signature des délibérations dont les votes ont été directement saisis dans l’outil pendant ou après la séance.

Son couplage avec le tiers de télétransmission S2LOW (via PASTELL) permet de transmettre automatiquement les actes aux services du contrôle de légalité et d’en récupérer les accusés de réception.

Quelles fonctionnalités pour quels bénéfices ?

• Fluidité d’utilisation : accessibilité via un navigateur web, réception de notifications ;
• Traçabilité : meilleure visibilité sur l’état d’avancement des dossiers grâce à un suivi en temps réel avec horodatage des validations/refus/modifications ;
• Rapidité d’exécution : optimisation des délais de validation ; opérations sans contrainte de temps ou de lieu ; automatisation de la production des documents (convocations, procès verbaux, …) ;
• Souplesse d’organisation : gestion des délégations permanentes ou temporaires ;
• Paramétrage spécifique : large éventail de personnalisation (droits précis des utilisateurs, typage des projets, délégations et suppléances, circuits de validation, types de validation, notifications, numérotation des documents, modèles de documents, …).
  
  

Cependant, la rigidité inhérente au paramétrage de l’outil peut constituer une limite à son efficacité tout comme son déploiement sans refonte de processus. En effet, l’informatisation de circuits inefficients ne permet pas d’atteindre l’efficacité escomptée.

Que propose le Cdg59 ?

Les collectivités ont la possibilité d’acquérir et de mettre en œuvre au sein de leur structure l’outil de gestion des actes WebDelib de Libriciel SCOP (cf. fiche).

En parallèle, le Cdg59 se propose d’accompagner ces collectivités dans les phases de réflexion, paramétrage, formation puis assistance technique et fonctionnelle dans le cadre de la « Convention relative à la mise à disposition d’un agent du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord pour une mission relative au système d’information ».

Combien ça coûte ?

Le coût de mise en place, d’hébergement et de maintenance de l’outil est fonction de la taille de la collectivité (nombre d’habitants ou d’agents) et de son intégration ou non dans le système d’information de la collectivité (mode internalisé ou mode hébergé).

Le coût de l’accompagnement du Cdg59, optionnel mais conseillé, est lui aussi fonction de la taille de la collectivité.

Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

• N’hésitez pas à participer à un atelier de présentation de l’outil WebDelib  afin d’en percevoir toutes les fonctionnalités, prérequis et particularités. L’atelier vous permettra de valider les usages de l’application pour votre collectivité et de faciliter les choix techniques et fonctionnels inhérents à la mise en place de l’outil.
  
  
• Demandez-nous un devis pour la mise en place de l’outil WebDelib (Cre@tic centralise les demandes de devis auprès du prestataire) et signalez-nous votre souhait ou non d’être accompagné par le service Cre@tic (cf. formulaire en ligne). Ensuite, émettez un bon de commande pour le prestataire et, si souhaité, signez la convention d’accompagnement du Cdg59 (décision de l’assemblée délibérante nécessaire) ainsi que la proposition financière du Cdg59 qui confère ainsi à Cre@tic la coordination du projet en 5 étapes : Formation – Recueil du paramétrage – Administration – Recette – Assistance.
  
  

Formation
1 session « Utilisation de WebDelib » : une demi-journée – max 12 agents
1 session « Administration de WebDelib » : une demi-journée – max 3 agents
Les 2 sessions de formation ont lieu le même jour, au choix dans les locaux de la collectivité ou dans ceux de Cre@tic. Il s’agit de formations non mutualisées entre plusieurs collectivités et réalisées avec le matériel informatique de Cre@tic (ordinateurs portables, vidéoprojecteur, …).

Recueil du paramétrage
Informée des différents éléments de paramétrage à définir (utilisateurs, thèmes, séances, compteurs, circuits, modèles, …) la collectivité est alors à même de compléter un tableau de recueil d’informations élaboré et fourni par Cre@tic.

Administration
Cre@tic demande l’ouverture du service auprès du prestataire et réalise consciencieusement le paramétrage de la plateforme selon les éléments fournis par la collectivité après, si besoin, modifications concertées.

Recette
Cre@tic livre la plateforme à la collectivité sous 10 jours ouvrés et encourage cette dernière à effectuer des tests de bon fonctionnement.

Assistance
La collectivité dispose du support de formation et des manuels d’utilisation et d’administration fournis par le prestataire. Cre@tic reste à son écoute et à sa disposition pour toute question, résolution de dysfonctionnements fonctionnels/techniques ou modification de paramétrage, et ce principalement via la complétude d’un formulaire en ligne d’assistance, le téléphone étant réservé aux urgences.

Remarque : Cre@tic s’engage à minimiser le délai d’administration de l’outil et s’attend à ce que la collectivité adopte, autant que faire se peut, la même stratégie pour la phase de recueil du paramétrage afin d’optimiser les bénéfices de la formation.

  FICHE WEBDELIB (450ko)

Le RGS, Référentiel Général de Sécurité, est le cadre règlementaire permettant d’instaurer la confiance dans les échanges au sein des administrations et avec les citoyens. Les différents niveaux de sécurité sont identifiés par un nombre de une à trois étoiles (*, **, ***).

De quoi s’agit-il ?

Les principaux usages des certificats électroniques RGS** sont l’authentification et la signature.

• Un certificat électronique a la même valeur qu’une pièce d’identité et présente à ce titre des éléments similaires : numéro de série, durée de validité, nom personnel et unique, validation par une autorité, remise en main propre.
• Un certificat électronique s’utilise comme une carte bleue et nécessite à ce titre des éléments similaires : support matériel, code confidentiel (avec nombre de tentatives limité) et lecteur matériel/logiciel.
• Un certificat électronique est personnel et ne se prête pas, tout comme on ne prête ni sa pièce d’identité ni sa carte bleue de manière générale. Le titulaire d’un certificat est ainsi responsable de tout ce qui est ou serait réalisé avec ce certificat.

Que propose le CDG 59 ?

Le CDG 59 travaille en partenariat avec le Syndicat Mixte LaFibre5962, porteur d'une centrale d'achat permettant l'acquisition de certificats RGS** au meilleur coût (Pour un certificat valable 3 ans : 90€ TTC l'unité remise dans nos locaux / 186€ TTC l'unité livrée en vos locaux).
L'adhésion à cette centrale d'achat est gratuite. Vous trouverez ci-après les documents permettant aux collectivités de devenir membre.

Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

1. Adhérer à la centrale d'achat référencée ci-dessus
2. Contacter le service Cre@tic pour obtention des modalités de commande
3. Passer commande auprès du fournisseur afin d'obtenir votre/vos certificat.s

 ANSSI RGS

De quoi s’agit-il ?

Il existe presque autant de types de certificats qu’il existe de combinaisons des différents supports (matériel, logiciel), durées de validité (1, 2, 3 ans et plus), fonctionnalités (authentification, signature, chiffrement), titulaires (personne physique, personne morale, machine), niveaux de sécurité (Ø, 1 étoile, 2 étoiles, 3 étoiles au sens RGS), …, et donc en définitive de besoins d’utilisation de certificats qu’ils soient facultatifs ou obligatoires.

Que propose le Cdg59 ?

(à venir)

Combien ça coûte ?

(à venir)

Quelles sont les étapes de mise en œuvre ?

(à venir)