27 mars 2006

Les collectivités territoriales peuvent transmettre aux préfectures par voie électronique les actes soumis au contrôle de légalité. La CNIL, prenant en compte à la fois le strict encadrement juridique de cette procédure et le nombre de déclarants potentiels (les collectivités ont transmis plus de 7,7 millions d’actes transmis en 2003), a décidé de dispenser de déclaration les traitements concernés.

La loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales autorise désormais les collectivités territoriales à transmettre par voie électronique les actes soumis au contrôle de légalité, tandis que sa partie réglementaire en fixe désormais les modalités précises (identification et authentification de la collectivité territoriale émettrice, intégrité des flux de données relatives aux actes, sécurité et confidentialité de ces données).
Ces actes qu'ils soient individuels (nominations, mutations…) ou réglementaires comportent des informations sur des personnes physiques. Ces informations qui apparaissent au fil de la lecture des actes ne sont pas structurées en fichiers. Mais du simple fait des échanges dématérialisés dont ces textes font l'objet, des possibilités de stockage et de consultation ainsi ouvertes, il y a bien là un traitement automatisé de données à caractère personnel.
Dans sa délibération du 2 mars 2006, la Commission a estimé, à l'instar de la procédure de dématérialisation des marchés publics, que les traitements mis en œuvre dans le cadre de la pérennisation du projet « ACTES » (pour « Aide au Contrôle de la légaliTé dématÉrialiSé ») remplissaient les conditions posées par la loi pour bénéficier d'une dispense de déclaration.
Cette dispense concerne non seulement les collectivités territoriales (communes, départements, régions et les établissements publics de coopération intercommunale) qui feront le choix de la télétransmission de leurs actes soumis au contrôle de légalité mais également les sous-préfectures, préfectures et préfectures de région, pour les traitements leur permettant d'assurer la gestion du contrôle de légalité des actes transmis par les collectivités locales, que ce soit par voie électronique ou par courrier.

source : www.cnil.fr