Mairie Connectée

En concertation avec la Mission Transition Numérique de la Région Hauts de France, les centres de gestion du Nord et du Pas-de-Calais et le Syndicat mixte Nord-Pas de Calais Numérique ont décidé de s’associer pour renforcer leur accompagnement des communes au travers la mise à disposition d’un ensemble de services numériques sécurisés essentiels.

Depuis février 2023, l'ensemble des services du dispositif Mairie Connectée est proposé "à la carte" à toutes les collectivités du département.

Nous vous invitons à adhérer à la centrale d'achat (sans coût) afin de pouvoir bénéficier de nos nouveaux services au plus tôt. Vous retrouverez la grille des tarifs ci-dessous, dans l'annexe 2 de la convention tripartite.

Vidéo d'introduction aux nouveaux services "Mairie Connectée"

Flyer (PDF) de présentation succincte du Dispositif Mairie Connectée

Présentation (PDF, originale 2022) du Pack Mairie Connectée (déclinaison 2022-23)

Documents administratifs à votre disposition

Retrouvez les documents administratifs (modèle de délibération, conventions ... ) sur le site de notre partenaire LaFibreNumérique5962

https://www.lafibrenumerique5962.fr/adhesion/

Aperçu des principaux outils

Nom de domaine

Disposer de votre nom de domaine est un élément clé pour créer et maintenir le lien de confiance avec vos administrés et interlocuteurs.
C'est sur ce nom de domaine que s'appuient la messagerie (ex: mairie@ma-commune.fr) et votre page web (ex: https://ma-commune.fr).

Messagerie

La messagerie dispose d'une interface web épurée et réactive - fonctionnement par glissé/déposé - aux fonctionnalités enrichies (gestion de contact, de ressources, d'agenda, de tâches)
Elle est protégée par un antivirus et un antispam. Vous êtes accompagnés à sa prise en main, à l'usage et pour gérer les éventuelles difficultés (ex: suppression accidentelle de message)

Après remise de vos identifiants de connexion, vous accédez à la messagerie à l'adresse suivante : https://messagerie.sommenumerique.fr/

Pages web

Les pages web présentent les informations essentielles de leurs collectivité respectives. Elles reprennent
- un texte introductif
- des information de contact
- un bloc d'actualité, si souhaité
- des liens vers les démarches en lignes accessibles aux usagers
- une carte situant la commune sur le territoire

Exemple pour ruesnes.fr

Les pages sont légères et leur impact environnemental est réduit (exemple d'analyse réalisé avec l'outil en ligne https://www.ecoindex.fr/ )
La mise à jour d'une page se fait de manière simple, à travers l'interface https://mc.smsn.fr/commune.

Démarches Simplifiées

Cet outil permet un premier niveau de Saisine par Voie Electronique (SVE), en rendant accessible en ligne vos démarches.
L'interface est développée par l'Etat, elle est donc bien connue des usagers. Elle donne une vision sur les démarches en cours à/aux instructeur.s


Présentation complète de l'outil disponible sur https://doc.demarches-simplifiees.fr/presentation

Sauvegarde externalisée

Après identification des éléments à sauvegarder, l'outil fonctionne de manière autonome.
Il vous reste possible de consulter les sauvegardes, ainsi que de restaurer des éléments par vous même !

 Certificat RGS**

Indispensable pour vous authentifier dans le cadre de la télétransmission des actes, ce certificat permet la mise en oeuvre d'autres usages (ex: signature électronique)
En cas d'incident, vous gardez la main pour le débloquer ou le révoquer (perte, vol)

Partage de fichier

Conforme au RGPD, cette plateforme est une alternative appropriée aux grands noms du secteur. L'interface permet de pré-visualiser les fichiers courants, de les partager par email en quelques clics ou d'en générer un lien (https) pour ré-utilisation sur le web

Après remise de vos identifiants de connexion, vous accédez à la plateforme de partage de fichier à l'adresse suivante : wedrop.sommenumerique.fr

Témoignages

« Le Centre De Gestion est très accompagnant ; une délibération type est fournie, la convention est rapidement signée et très vite nous avons eu une nouvelle adresse mail. Notre site internet est déjà fait ; je peux maintenant alimenter la page, c’est très simple. Il y a aussi le module de partage sécurisé de fichiers et le certificat de signature électronique, comme pour envoyer les délibérations, que nous utiliserons par la suite »

Yveline Neuville, Secretaire de mairie à Zuytpeene

« Lorsque Monsieur le Maire est revenu d’une réunion du CDG59 et qu’il m’a exposé le projet qu’avait celui-ci, à savoir : mettre à disposition des petites communes, un nouvel outil informatique muni de nombreux services, je lui ai dit... où signe-t-on ? D’ailleurs, je pense que Drincham est dans le TOP 10 des communes ayant répondu le plus rapidement !
Il faut savoir que lorsque je suis arrivée à la Mairie, en juillet 2020, il fallait en moyenne 5 minutes pour allumer le PC ! Que celui-ci n’était pas équipé d’antivirus et qu’il n’y avait pas la moindre sauvegarde, à part une clé USB de 8 GO. Je croisais les doigts pour que mon PC, première génération, ne lâche pas ! Différents prestataires ont dû entendre ma détresse et sont venus démarcher la mairie pour proposer des systèmes de sauvegardes mais avec un coût, que nous, petite commune avec un petit budget, ne pouvons nous permettre... (entre 150 et 175€ par mois).
Le pack mairie connecté, proposé par le CDG59 et de la fibre numérique 59-62, correspondait aux attentes que Drincham pouvait avoir en matière d’informatique et de service, soit :
• un PC portable PERFORMANT (ne plus être tenue d’apporter mon ordi perso pour réaliser un PowerPoint),
• une messagerie sécurisée. Je tenais à remercier le service Cre@tic qui a été d’une réactivité et d’une grande efficacité lorsque je l’ai appelé le 7 novembre en lui disant qu’à la fin du mois Orange me supprimait mon compte Wanadoo et qu’il fallait créer la boîte mail le plus rapidement possible. Le 30 novembre tout était fonctionnel,
• un cloud extérieur pour la sauvegarde de 40 GO avec des sauvegardes automatiques deux fois par semaine.
• une page internet simple mais efficace.
Et d’autres services que j’aurai le plaisir de découvrir cette année...
Je tenais à remercier l’équipe Creatic pour son accompagnement et sa disponibilité lors de la mise en place de chaque service, ainsi que le CDG 59 et la fibre numérique 59-62 pour avoir pensé aux petites communes. Si vous avez encore un doute, n’hésitez plus, foncez ! »

Margaux Lefranc, Secrétaire de la Mairie de Drincham

 FAQ (Foire aux questions)

Q: [Contenu] Le télétravail est il possible avec le dispositif Mairie Connectée ?

Oui. Les services proposés dans le dispositif sont accessibles depuis tout endroit disposant d'une connexion internet, donc le domicile le cas échéant. Côté matériel, c'est un ordinateur portable qui est prévu, dont l'usage pourra également être nomade (y compris à domicile). Le dispositif mairie connectée a bien été conçu en intégrant le scénario télétravail.

Au besoin, il ne restera qu'à lui donner accès au réseau de la mairie (installation d'un client VPN ?) et y installer les éventuels logiciels spécifiques utilisés par la mairie pour qu'il en devienne un poste au même titre que ceux déjà existants. Votre partenaire informatique habituel devrait être à même de vous y aider.

Q: [Contenu] Notre commune dispose déjà de certains services inclus dans le dispositif. Est-il possible de choisir les services que nous souhaitons ?

L'adhésion au dispositif donne accès à l'ensemble des services du dispositif. Il reste tout à fait possible de ne pas mettre en œuvre certains d'entre eux, sachant que le coût des services reste inchangé (417€/an sur 2 ans dans le cadre du programme initial). Si par contre c'est la station de travail qui n'est pas souhaitée, son reste à charge de 240€ (prix dans le cadre du programme initial) ne sera pas facturé.

Q: [Contenu] Notre commune dispose déjà d'un site internet, doit-on mettre en œuvre la page web proposée dans le dispositif Mairie Connectée ?

Plusieurs cas de figure se présentent
- Si vous disposez d'un nom de domaine de confiance (ex www.ma-commune.fr), nous préconisons d'opter pour la mise en œuvre de la page web proposée dans le dispositif. Une redirection de votre ancien site vers cette nouvelle page est à envisager pour éviter la multiplication des contenus.
- Si vous disposez d'un nom de domaine de confiance et que votre site ne vous convient plus, nous vous proposerons une procédure de reprise du domaine pour que celui-ci pointe vers la page web proposée dans le dispositif.
- Si vous disposez d'un nom de domaine de confiance et d'un site web qui vous convient, il ne sera pas nécessaire de mettre en œuvre la page web proposée dans le dispositif

Q: [Sécurité] Un antivirus est-il fourni avec le dispositif mairie connectée ?

Côté service, un point d'attention est porté à fournir des solutions sécurisées. A ce titre la messagerie est protégée par un anti-virus et un anti-spam.
Côté matériel, le PC portable est également équipé d'un antivirus.

Q: [Assistance] En cas de besoin, quels seront mes interlocuteurs ?

Les équipes Cre@tic du CDG59 sont votre premier interlocuteur sur ce programme. En fonction des besoins d'assistance, vous pourrez être amenés à être recontactés par les partenaires (éditeurs des solutions retenues dans le dispositif)

Q: [Assistance] Je ne dispose pas de compétences informatiques particulières, un niveau minimum est-il nécessaire pour installer et configurer les outils du dispositif mairie ?

Le CDG59 et ses prestataires vont installer et configurer tous les outils nécessaires, ainsi que créer les comptes appropriés. Ce programme est à destination des petites communes et nous mettrons tout en œuvre pour que l'utilisation des outils soit le plus simple possible.

Q: [Messagerie] Puis-je consulter ma messagerie Zimbra depuis un terminal mobile ?
Oui. L’interface web de Zimbra s'adapte tout à fait aux terminaux mobiles. Vous avez directement depuis votre smartphone :
• Un accès aux emails, carnet d'adresses et calendriers,
• La lecture des données partagées (dossiers, contacts, rendez-vous),
• L'accès aux recherches avancées
Il est également possible de synchroniser le client de messagerie intégré au smartphone avec votre messagerie via le protocole IMAP.

Q: [Messagerie] Quelle est la taille maximum des messages et pièces jointes de ma messagerie ?
La taille maximale :
- d'un fichier envoyé par l'interface du webmail est de 10Mo
- d'un message envoyé est de 20Mo (message contenant plusieurs pièces jointes)
- d'un message reçu est également de 20Mo

Q: [Messagerie] Puis-je exporter/archiver des messages depuis l'interface Zimbra de ma messagerie ?
Oui,
Pour exporter un ou quelques messages précis au format .eml : Les sélectionner et les glisser sur la Zimlet "Sauvegarde" qui apparait en bas à gauche de l'arborescence des mails
Pour "archiver" l'ensemble de la boite d'un coup, utiliser l'onglet Preferences > Importer Exporter > Exporter qui génère une archive au format souhaité (.zip ou tar.gz) du contenu sélectionné.

Q: [Page Web] Puis-je partager des documents (ex: compte rendu de conseil municipal) sur la page web ?
Oui, au moyen de la plateforme de partage de fichier proposée dans le dispositif. Vous procédez alors de la manière suivante :
1) Ajouter le document à partager sur la plateforme https://wedrop.sommenumerique.fr :
Encart "Importer des fichiers" > Sélectionner le document après import > Encart "Partage du fichier" > Activer > Copier le lien de partage
2) Publier le lien sur votre page web, depuis son interface de gestion :
Dans la section "Contenu du site", éditer le "Chapo" ou "Contenu Mairie" pour y intégrer le lien (au moyen de l'icone "lien") vers le document partagé.


Q: [Page Web] Lors du paramétrage de ma page web, après un changement de thème le navigateur ne l'affiche pas correctement, que faire ?
Vous pouvez tester l’affichage de votre page web sur un autre navigateur (par exemple Firefox, Chrome ou Edge) afin de vérifier que toute la page s’affiche correctement. Si vous constatez que tous les éléments de la page sont bien affichés sur cet autre navigateur, c’est probablement qu’il faut vider le cache sur le navigateur présentant le défaut. Comment faire ?
• Avec Google CHROME : vous cliquez sur l’icône en haut à droite, puis choisissez Plus d’outils et enfin effacer les données de navigation (images et fichiers en cache).
• Avec Mozilla FIREFOX : vous cliquez sur l’icône en haut à droite et sélectionnez Paramètres, puis le panneau Vie privée et sécurité, et dans la section Cookies et données de sites, vous cliquez sur le bouton Effacer les données (décocher la case devant Cookies et données de sites).
• Avec Microsoft EDGE : vous cliquez sur l’icône en haut à droite, sélectionnez Paramètres, puis Confidentialité, recherche et services. Sous Effacer les données de navigation, vous choisissez Effacer les données de navigation maintenant et sélectionnez Choisir les éléments à effacer (images et fichiers mis en cache).
Vous pouvez maintenant rafraîchir la page web (F5 ou CTRL+R) sur votre navigateur et vérifier son bon affichage.

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